Wat is communicatie?

Als we naar de etymologische (mooi woord voor een avondje Scrabble) oorsprong kijken staat het voor verbinden. Dat zien we ook terug in de Van Dale, die het omschrijft als de uitwisseling of overdracht van informatie; verbinding. We onderscheiden verbale communicatie en non-verbale communicatie. Verbale communicatie gaat over het gebruik van woorden (geschreven, gesproken). Terwijl non-verbale communicatie zonder woorden verloopt, maar juist met gebaren, gezichtsuitdrukkingen en de houding van een persoon. In dit artikel vertel ik je meer over communicatie binnen en buiten organisaties.

Direct succesvollere interne of externe communicatie?

Download gratis het stappenplan om snel kneiter goede doelstellingen te maken voor je strategie of plan.

De rol van zintuigen in communicatie

Zintuigen spelen ook een rol in communicatie. De menselijke zintuigen bestaan uit zicht, gehoor, smaak, geur en aanraking. Daarvan zijn zicht, gehoor en aanraking het meest van invloed op communicatie (Research Gate). Ik zeg weleens gekscherend dat voor goed menselijk contact, een gevoel van geborgenheid, elkaar aardig vinden of elkaar vertrouwen, elkaar moet hebben kunnen zien, horen, ruiken en wellicht ook wel moet hebben aangeraakt. In een zakelijke context bedoel ik dan uiteraard gewoon elkaar de hand schudden.

Logischerwijs moet je bij mensen waarbij bepaalde zintuigen niet of minder goed werken meer aandacht besteden aan de werkende zintuigen.

Wat is dan informatie?

In zijn onderzoek ‘What is information?’ schrijft wetenschappelijk onderzoeker Adami het volgende: “Informatie is dat wat je in staat stelt (wanneer je in het bezit bent van die informatie) om voorspellingen te doen met een betere kans (van slagen)”.

Waarom is communicatie belangrijk in een zakelijke omgeving?

Communicatie speelt een cruciale rol als het gaat om organisatiedoelstellingen te bereiken met medewerkers. Daarvoor speelt interne (officiële en niet-officiële) communicatie een belangrijke rol. De niet-officiële manier gaat over het contact dat collega’s met elkaar hebben. Denk hierbij aan collega’s uit hetzelfde team, andere teams, leidinggevenden, bestuurders, enzovoorts. Bij officiële communicatie kunnen we denken aan de overdracht en het tot leven brengen van informatie, zoals werkinstructies of de organisatieidentiteit. Je weet de missie, visie, kernwaarden en organisatiestrategie.

Ook speelt het een cruciale rol in de realisatie van de ambities van een organisatie. Denk bijvoorbeeld aan de P van Promotie uit de marketingmix die gaat in zijn geheel over dit onderwerp.

Wat gebeurt er bij slechte communicatie of het ontbreken van communicatie?

Door slechte of het ontbreken van interne of externe communicatie wordt het moeilijk of onmogelijk voor een organisatie om de doelstellingen te behalen. Dit geldt voor elk niveau binnen een organisatie. En voor zowel intern als extern. Punt.

Welke rol speel jij als communicatieprofessional?

Dat is een goede vraag, want waar houd jij je dagelijks mee bezig? Is dat met het resultaat van je inspanningen? Of laat je je soms (of vaak) afleiden door de waan van de dag? Vragen of eisen van collega’s? Dat kan gebeuren. Sterker nog, ik zie het vaak bij organisaties. Maar als je wil dat je werk van toegevoegde waarde is en blijft. Zal je daar anders naar moeten kijken en mee om moeten gaan.

Hoe zie jij dat? In mijn training Communicatiedoelstellingen Maak Je Zo! Neem ik cursisten uitgebreid mee in hoe je die basis van je werk legt. En verrassing, het meeste is niet zo verrassend. Maar helaas wijken we in de praktijk vaak af van wat we in theorie wel weten. Met als resultaat? Geen resultaat. Zonde, dus. Wat moet je dan wel doen (volgens mij)?

Hoe pak je communicatie professioneel op als professional?

Leuke vraag 😉

Als communicatieprofessional heb je een belangrijke, sleutelrol bij de ontwikkeling van beleids-, project-, gedragsveranderings- en uiteraard communicatieplannen (van campagnes tot interne communicatie). Maar ook zeker bij de implementatie, optimalisatie en evaluatie.

Pak de communicatie strategisch aan. Strategische communicatie betekent het gespecialiseerd aanpakken en distribueren en ontvangen van informatie (Simpplr.com). Maak communicatiestrategieën, op basis van onderzoek (markt- en doelgroeponderzoek), analyse, literatuur- en wetenschappelijke inzichten en praktijkervaring (van jou of anderen). In het kort bestaat de strategie uit:

Doelstellingen

Begin met het formuleren van kneiter scherpe SMART communicatiedoelstellingen. Deze doelstellingen grijp je niet uit de lucht, die maak je op basis van de doelstellingen van de organisatie. Zo draagt je werk bij aan de realisatie hiervan. Wil je een handig template om ze te formuleren? Download dan gratis het Gouden stappenplan.

Wil je wat inspiratie? Regel ik voor je met deze 25+ communicatiedoelstelling voorbeelden.

Strategie

Als onderdeel van een communicatieplan, formuleer je een communicatiestrategie. Of je nu een organisatie brede strategie of specifiek een strategie voor een project of campagne maakt. Een strategie geeft richting. Het bevat serieuze keuzes. Keuzes die je maakt om de communicatiedoelstellingen te realiseren. Die op hun beurt bijdragen aan het behalen van de doelstellingen van de organisatie. Formuleer KPI’s voor optimalisatie en evaluatie.

Denk bij de strategische aanpak van communicatie onder ander aan het bepalen van doelgroepen. Voor doelgroeponderzoek naar diverse doelgroepen en maak een doelgroepbeschrijving. Ben ik weer, maak het specifiek; wat zijn hun problemen (het liefst t.a.v. de doelstelling), welke informatie hebben ze nodig voor een oplossing? 

Ontwikkel op basis van de analyses en doelstellingen een kernboodschap.

Vergeet de stakeholders niet in kaart te brengen en te concretiseren hoe jullie met hen gaan communiceren.

Kies de juiste middelen en kanalen.

Vergeet geen budget te bepalen en een planning te maken.

Implementeer en optimaliseer

Aan plannen die (digitaal) stofvangen heb je niets. Behalve dat het zonde van de tijd, energie en geld is. Want, zonder uitvoering geen resultaat én dus geen bijdrage aan de organisatiedoelen. De volgende stap is dan ook het ontwikkelen van de communicatie(middelen). Doe het zelf of besteedt het uit aan een bureau. Rol de strategie uit, monitor de resultaten en stuur waar nodig bij.

Evaluatie

Je wil natuurlijk weten in hoeverre je werk heeft bijgedragen aan de organisatieambities. Dus evalueer na afloop of bij doorlopende plannen tweemaandelijks de resultaten en aanpak met de belangrijkste betrokkenen. Verbeter waar mogelijk.

Ethiek

In mijn training besteed ik hier aandacht aan. Waarom? Omdat we zoveel weten over de werking van het menselijk brein, de psychologie van de mens, dat we deze alleen ethisch mogen inzetten bij communicatie. Helaas zijn hier weinig richtlijnen over (behalve juridische). Dus gebruik je boeren- of (rand)stedelijke verstand en doe een ander niet iets aan dat je zelf niet graag zou overkomen. Lieg, bedrieg en manipuleer niet. Houd je aan de geldende lokale maatschappelijke normen en waarden. Kortom, wees een fijn mens, ook als professional.

Dit was de Gouden uitleg van communicatie in een zakelijke context.

Hopelijk heb je er wat aan om je werk succesvoller te doen. Laat het me vooral weten (vind ik leuk!). Als je vandaag één ding doet om de communicatie te verbeteren. Download dan vooral het gouden stappenplan om sneller tot kneiter goede doelstellingen te komen. Heb je vragen? Voel je vrij contact op te nemen en naar Sayna de Voogd te vragen.