Zo maak je de volgende heidag of heisessie strategisch goud.

Tijdens een heidag of heisessie komt het (leiderschaps)team van een bedrijf extern bij elkaar, om het te hebben over de (nabije) toekomst.

Jullie staan te popelen, nietwaar? Het is tijd voor het kritisch bekijken van de bedrijfsdoelstellingen en bedrijfsstrategie. En op deze heidag gaat hét gebeuren.

Helaas hebben dit soort dagen in de praktijk vaak niet de gewenste uitkomst.

Sterker nog Bob Frish en Logan Chandler schrijven op Harvard Business Review dat heidagen op zijn best leiden tot vage koersomschrijvingen. Intenties. En in het slechtste geval worden samengevat door deelnemers als ‘zonde van mijn tijd’.

Wil je dat voorkomen? Lees dan vooral door, want in dit artikel deel ik Sayna de Voogd, adviseur bij marketingbedrijf de Gouden Ananas, informatie, tips, cases en meer om er een geslaagde strategische heisessie van te maken.

In dit artikel vind je een flinke dosis inspiratie. Zo lees je:

Wat is een heidag of heisessie?

Een heidag en heisessie is een strategische offsite-activiteit van doelgroepen zoals directies, managementteams en tactische teams. Het moment om ongestoord aan de organisatie te werken in plaats van 1.001 onderwerpen en collega’s die je nodig hebben. Een heidag biedt bij uitstek de gelegenheid om serieus in gesprek te gaan over organisatieproblemen, de bedrijfsstrategie, de groeistrategie en hoe jullie waarde blijven creëren voor klanten, medewerkers en de markt.

De frequentie hangt af van de organisatie, jullie omgeving en de organisatiedoelstellingen. De meeste hanteren een interval van 1x per jaar, per half jaar of per kwartaal.

Waarom is een heidag belangrijk?

Een strategische heidag is een geweldig middel om heel bewust en in alle rust met je team te werken aan de toekomst van je organisatie. Je bespreekt hier thema’s als wat zijn de missie en visie, de ambitie en strategie van onze organisatie. Kortom, wat naar welke staat willen we de organisatie ontwikkelen. Dit kan beantwoord worden voor de komende 12 maanden of jaren.

Een heisessie bereid je grondig voor, je stelt een agenda op en zorgt dat deze wordt gevolgd. Veelal gebruiken bedrijven tijdens heidagen werkvormen als:

• Brainstormen
• Managementmodellen
• Tools zoals canvassen, denk aan het waardepropositie canvas
• Serious gaming, zoals stakeholdermanagement of strategische doelgroep bepaling.
• Discussies
• Het op hoofdlijnen ontwikkelen van strategische plannen.

Kortom, er wordt gewerkt aan focus op de langetermijnvisie van het bedrijf. Heidagen stimuleren innovatie, verbeteren de samenwerking binnen het team en helpen bij het vaststellen van een duidelijk actieplan dat leidt tot meetbare resultaten. Deze diepgaande focus op strategische planning draagt bij aan continue waardecreatie en het beter nakomen van klant- en medewerkerbeloften in een snel veranderende markt.

De voordelen van een heidag

Oké, ik beperk me tot een aantal strategische voordelen van het regelmatig (1x of per jaar of vaker) organiseren van een heisessie. Gelukkig voor jou zijn het geen voordelen die ik zelf heb bedacht, Medium zette ze op een rijtje, maar ik erken ze wel:

• Ontwikkel een strategische planning en borg de uitvoering.
• Verbeterde communicatie en onderling begrip.
• Sneller identificeren van onderliggende problemen.
• Verbeter de betrokkenheid van de teamleden bij de doelen.
• Focus door op een externe locatie te werken zonder afleiding.
• Verbeterde verbondenheid binnen het team.

En mijn persoonlijke favoriet: je zorgt direct voor het borgen van de strategische keuzes, door eigenaarschap te creëren.

11x inspiratie voor onderwerpen die je kunt behandelen tijdens de heisessie

Eigenlijk is alles wat het langetermijnsucces van de organisatie beïnvloed een geschikt onderwerp. Maar rangschik deze wel op basis van relevantie en prioriteit.

1. Doelstellingen en strategie voor de toekomst.
   
2. De organisatie-identiteit vaststellen.
   
3. Een echte innovatiestrategie opstellen.
   
4. Meer waarde creëren voor klant, medewerker en markt, door een of alle facetten van de strategische marketingmix te analyseren en optimaliseren.
   
5. Feedback en evaluatie van medewerkers verwerken tot een verbeterplan.
   
6. Inzichten van interne analyses en marktonderzoek verwerken tot strategie.
   
7. Klantrelaties en klanttevredenheid verwerken tot een strategie.
   
8. Processen en operationele verbeteren.
   
9. Waardeproposities optimaliseren.
   
10. Duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen.
    
11. Sociale innovatie voor medewerkers en/of klanten.

Zelf een heidag organiseren of laat je je faciliteren?

Wil je eens sparren over de mogelijkheden?

Zo maak je er een succes van

• Zorg vooraf voor duidelijke doelstellingen. Wat wordt de oogst van de heisessie? Wanneer is het een succes?
  Stel deze doelstellingen als volgt op:
  • Doelstellingen > Ontwikkel een nieuwe visie.
  • Specifiek doel > Maak gezamenlijk een nieuwe inspirerende, visie die samenvat wat de toekomstige staat van de organisatie zal zijn en hoe ze waarde creëert.
  • Meetbare uitkomst > De visie wordt door alle bestuurders/directeuren geaccordeerd
  • Tijdslijn > voor het einde van de heidag(en).
    
• Maak op basis van de doelstellingen een planning en agenda, de duur van de heisessie (1 of meer dagen is dus afhankelijk van het aantal topics).
  
• Nodig alleen de juiste deelnemers uit. Over het algemeen zullen dit de leden van een directie- of managementteam zijn afhankelijk hoe de strategie in de organisatie is belegd.
  
• Voer vooraf alle benodigde onderzoeken, (data)analyses uit.
  
• Zorg dat de agenda en het voorbereidende onderzoek vooraf met de deelnemers wordt gedeeld en dat ze zich ook voorbereiden voorafgaand aan de sessie.
  
• Regel een externe locatie met voldoende ruimte. Dit zorgt voor minder afleiding en meer focus.

In 10 stappen een strategisch gouden heisessie

1. Bepaal de doelstellingen van: Bepaal wat je wilt bereiken met de heisessie.
2. Onderwerpen bepalen
3. Deelnemers selecteren
4. Onderwerpen voorbereiden en deelnemers informeren over wat ze moeten voorbereiden
5. Facilitator inschakelen
6. Agenda en planning bepalen
7. Locatie kiezen
8. Uitvoering en borging van acties
9. Evaluatie
10. Follow-up

5 dingen om rekening mee te houden als je een heidag organiseert

Het organiseren van een heidag lijkt eenvoudig. Je blokt de agenda’s van de teamleden, regelt een locatie en maakt een agenda. Maar er zijn wel degelijk zaken om rekening mee te houden, voor, tijdens en na afloop van de sessie, voordat die feitelijk plaatsvindt.

Organiseren van een heidag vereist zorgvuldige planning en overweging van verschillende factoren om het een succes te maken:

• Definieer doelstellingen: Wanneer is de heidag een succes? Stel meetbare doelen vast zodat jullie de uitkomsten kunnen evalueren.
  
• Zorg voor een goede voorbereiding: Reserveer als team voldoende tijd om de heidag voor te bereiden. Denk aan het laten uitvoeren van onderzoek, het inlezen in de materie en het verzamelen van input van diverse teams of afdelingen.
  
• Reserveer tijd voor de implementatie: Plan vooraf tijd in de agenda’s van de deelnemers, om na afloop van de heidag de besproken strategische actiepunten daadwerkelijk op te pakken.
  
• Communicatie na afloop: Zorg dat er vooraf duidelijk is hoe de teams en afdelingen worden geïnformeerd over de nieuwe strategische kaders waar binnen zij het werk (naar eigen inzicht) kunnen uitvoeren.
  
• Feedback en evaluatie: Implementeer een mechanisme om feedback te verzamelen van deelnemers en evalueer de effectiviteit van de heidag. Gebruik deze inzichten om toekomstige sessies te verbeteren.

Wellicht viel het je al op de veel van de onderwerpen gerelateerd zijn aan de marketingmix, welke je vervolgens kunt verwerken in de b2b marketingstrategie als onderdeel van het strategische marketingplan.

10 veelgemaakte fouten bij de organisatie van een heisessie

Hier zijn vijf veelgemaakte fouten die mensen maken bij het organiseren van een heisessie:

• Onvoldoende doelstellingen.
  
• Te vol programma.
  
• Verkeerde deelnemers.
  
• Slechte follow-up van de activiteiten.
  
• Niet de juiste facilitering.
  
• De locatie is ongeschikt voor een heisessie.
  
• Er wordt vooraf niet besproken wat het doel van de heidag is.
  
• Of het alleen rekening houden met de wensen van één van de teamleden.
  
• Het programma van de heidag legt het accent op fun en teambuilding in plaats van de inhoud.
  
• Het team is niet betrokken bij de voorbereiding, ze wachten wat er op ze afkomt.

Zoals Firsh en Chandler het op HBR stellen, als het executive team 4 dagen per jaar besteedt aan raften op een rivier. Dan worden zeg goed in raften, op een rivier.

Logischerwijs, word je team goed in strategische gesprekken te voeren met uitvoerbare acties als resultaat, als ze vier dagen per jaar besteden aan gefaciliteerde strategische gesprekken. Ja, dat kan zo maar het keerpunt zijn om te versnellen als organisatie.

Hulp nodig? Plan je vrijblijvende kennismakingscall in. Dan kijken we of we samen een heisessie kunnen organiseren? >

Voorbeeld agenda heidag

Hier is een voorbeeld van een eenvoudig heidag programma voor een managementteam van een ICT-bedrijf:

09:00 – 09:30 – Inloop en welkomstwoord.
09:30 – 10:30 – Sessie 1: Wandeling met bespreekpunten, zoals de huidige bedrijfsstrategie en doelstellingen. Kunnen we ons hier nog in vinden?
10:30 – 10:45 – Pauze.
10:45 – 12:00 – Sessie 2: Een Brainstorm over de inzet van nieuwe technologieën en innovaties, met behulp van een brainstorm facilitator.
12:00 – 13:00 – Lunch met roulerende tafelschikking en een creatieve activiteit, zoals muziek maken of schilderen.
13:00 – 14:30 – Sessie 3: Verbeteringen klant- en medewerkerstevredenheid.
14:30 – 14:45 – Pauze.
14:45 – 16:00 – Sessie 4: Prijsstrategie evaluatie.
16:00 – 17:00 – Wrap-up en actiepunten definiëren.
17:00 – Afsluiting borrel en diner.

Dit programma zorgt voor een evenwichtige dag met zowel strategische besprekingen als praktische planning, afgewisseld met voldoende pauzes om de productiviteit hoog te houden.

Financieel adviesbureau primair en voortgezet onderwijs

“Tijdens de strategievorming organiseerde de Gouden Ananas een heidag onze medewerkers. Ons team bestaat uit hoog opgeleide kenniswerkers en we willen hun input voor de strategie graag meenemen. Door middel van verschillende tools, zoals brainstorming, serious gaming en discussies kwamen we in 4 uur tijd tot concrete input om de strategie te ontwikkelen”.  – directeur Infinite.

Voor deze organisatie verzorgde we de strategische sessie en dat deden we voor het gehele bedrijf. De reden hiervoor was dat ze met kenniswerkers werkten, waar van ze graag wilde dat die achter de gemaakte keuzes stonden.

Aanvullende informatie voor het organiseren van een heisessie

Stel een agenda op vanuit het belangrijkste probleem of uitdaging

Schets een helder beeld van de situatie. Welke problemen en uitdagingen spelen er? Schets een duidelijk beeld van wat er wel en niet wordt besproken. Kortom, maak een duidelijke strategische agenda. Moeite met keuzes maken? Stel de checkvraag: Is alles belangrijk? Is het antwoord ‘ja’? Plan dan meer dagen. Maar let op, overvraag het team niet. De output van de dagen moet ook kunnen worden opgepakt Dus tien heidagen plannen, maar geen van de acties die eruit komen, oppakken, heeft eerlijk gezegd niet veel zin.

In overleg met klanten geven we invulling aan delen van de heidag, zodat we de input voor het marketingplan en de b2b marketingstrategie kunnen ophalen.

Bepaal de deelnemerslijst

Vervolgens kijk je wie hier absoluut bij moet zijn. Natuurlijk het hele directie- en managementteam, nietwaar? Maar is dat wel nodig? Kijk eens kritisch de doelstellingen, het probleem en de benodigde expertises. Maak vervolgens de keuze. Is het nuttig en belangrijk dat het hele team meedoet?

Vergeet niet om te analyseren welke experts uit de organisatie nodig zijn. Bijvoorbeeld om zaken (zoals het hierboven genoemde voorbeeld van een onderzoeksrapport) te presenteren en duiden.

Hoe je deze keuzes maakt? Door goed te kijken naar de beperkte onderwerpen die op die specifieke dag besproken worden. Welke expertise en inzichten zijn er nodig om tot strategische keuzes te komen? Je kunt mensen ook voor een specifieke taak uitnodigen. Denk aan het introduceren van het probleem. Een klant aan het woord laten. Een onderzoeksrapport laten toelichten. Een expert die jullie helpt met het invullen van een strategisch managementmodel. Of de CEO en CFO via een telefoontje om akkoord vragen. Kortom, ga spaarzaam om met elkaars tijd. Ja, ook als de mores binnen de organisatie nu eenmaal is om iedereen uit te nodigen.

Zorg dat je bij de uitnodiging haarfijn kunt formuleren waarom het noodzakelijk is dat iemand de tijd vrijmaakt in de drukke agenda. Om die dag deel te nemen. Dit moet van toegevoegde waarde zijn.

Scherp de agenda aan

Stel een gedetailleerde agenda op. Waar gaat het over. Neem een tijdsplanning op met wat er wanneer gebeurt en wordt besproken. Schets ook hoe er met onvoorziene situaties op de heidag wordt omgegaan. Stel, er is iemand ziek, kan iemand binnen de organisatie deze persoon vervangen? Welke deelnemers zijn misbaar (waarom staan ze dan op de lijst?). Of als er belangrijke informatie ontbreekt of toch extra toelichting op onderwerpen nodig is. Zorg dat de experts die er niet zijn bereikbaar zijn. Denk ook na over hoe actiepunten te beleggen en plan alvast 3 opvolgmomenten in de agenda van de deelnemers. Dit kun je indien nodig achteraf aanpassen.

Belangrijke documentatie en tools

Op basis van de strategische onderwerpen stuur je de belangrijke documentatie en tools alvast naar de deelnemers toe. Want, tijdens een heidag wil je geen tijd kwijtraken aan het lezen van rapporten of het leren werken met tools. Je wilt tenslotte life changing keuzes maken voor de organisatie. Om die toekomstige staat van zijn, zoals in de strategische visie omschreven, te bereiken.

Handige richtlijnen voor een geslaagde strategische heidag

• Een heidag of heidagenreeks duurt zolang als nodig. Maar ook zolang dat je deze inplant. Dit hoeft niet een volledige dag te zijn.
  
• En, ja. Natuurlijk mag het ook een leuke dag zijn. Graag zelfs. Bij de Gouden Ananas zijn we helemaal voor met plezierig aan strategie.

Hulp nodig?

Denk je nu tof ik wil ook een strategische heidag, maar help?!

Mooi, want marketingbedrijf de Gouden Ananas helpt je graag. Hoe horen we je denken? Nou door de heidag invulling en te faciliteren. En dat deden we vaker.

Denk aan businessmodelinnovaties, serious gaming, organisatie-identiteit herijking, klantgerichter denken en werken en meer. Meer weten? Neem contact op.

Plan een kennismaking in en ontdek snel hoe we je kunnen helpen

Plan een vrijblijvende kennismakingscall van 30 minuten in. Dan kijken we samen hoe we jullie kunnen faciliteren.