De heidag. De strategische offsite activiteit van directies, managementteams en inmiddels ook teams in de operatie. Het moment van het jaar waarbij het leiderschap van een organisatie de gesprekken voert. Serieuze, essentiële, strategische gesprekken. Gesprekken over de gewenste toekomstige staat van de organisatie.

Je staat bijna te popelen, want nu gaat hét gebeuren op zo een heidag. Niet waar?

Helaas hebben dit soort dagen in de praktijk vaker niet zo een uitkomst. Sterker nog Bob Frish en Logan Chandler schrijven in Harvard Business Review dat heidagen op zijn best leiden tot vage koersomschrijvingen. Intenties. En in het slechtste geval worden samengevat door deelnemers als ‘zonde van mijn tijd’. Wil je dat laatste voorkomen? Lees dan vooral dit artikel met tips om er een strategische sessie, met concrete acties als uitkomst van te maken. Maar eerst even over wat een heidag nu eigenlijk is. Een activiteit om de strategie te bespreken? Of toch een met plezier gevulde dag met het oog op teambuilding

Gaat een heidag niet over teambuilding?

Dat hangt ervan af hoe je er naar kijkt. Als je de inzichten van het Britse HR-magazine leest, gaat het vooral over teambuilding en/of betere communicatie. Eerlijk is eerlijk, het vakblad richt zich hierbij op ‘away days’ met teams. Want dat is door de jaren heen veel gebeurd. Teams van alle niveaus hebben heidagen.

Met zoeen insteek vullen teammanagers de dag dan ook graag met teambuildingactiviteiten. Of brainstorms. Zoasl ik schrijf in het artikel over brainstormen heb je voor een succesvolle brainstorm een duidelijk doel nodig. Alleen dan kom je tot succesvolle creatieve ideeën om problemen op te lossen. Datzelfde geldt, zo lees je hieronder voor de invulling van een strategische heidag.

De belangrijkste heidagen voor strategievorming en dus de organisatie, zijn die van het executive (uitvoerend) management en directie. Op basis van de strategische keuzes moeten afdelingen en teams hun rol pakken en analyseren hoe ze gaan bijdragen aan de strategische organisatie-ambities.

Dat betekent dat een heidag nooit een doel op zichzelf mag zijn. En dat het output gedreven inrichten van zo een dag teleurstelling en stuurloosheid kan voorkomen.

Veel gemaakte fouten bij het organiseren van een heidag

• Je blokt tijd in de agenda van het directie- of managementteam. Check.
• Je zoekt op Google naar heidag locatie en selecteert de 3 beste heidag locaties en bespreekt deze met de directeur. Je boekt de heidag locatie.
• Je huurt misschien zelfs een externe expert in.
• Je spreekt geen outputverwachtingen uit.
• Te veel focus op teambuilding en fun. Dit is belangrijk, maar is een strategische heidag hier het middel voor? Of is het dan gewoon een teambuilding dag? Wellicht vind je het een semantische discussie, maar het is goed om duidelijk keuzes te maken. Ook in het kader van verwachtingen over de uitkomsten richting de organisatie.
• En jullie wachten als team af wat er komen gaat.

Zoals de auteurs Firsh en Chandler in hun artikel op Harvard Business Review het beeldend schetsen. Als het executive team 4 dagen per jaar besteedt aan rafting op een rivier. Dan worden zeg goed in raften.

Besteden ze 4 dagen per jaar aan goed ontworpen strategische gesprekken? Dan worden die heidagen een echt keerpunt voor de organisatie.

Kortom, een heidag die rigoureuze ambities, strategieën en dus verandering moet opleveren, moet je ook rigoureus aanpakken. Hoe je dat doet lees je hieronder.

Okay, waarom organiseer je een heidag niet zo?

Omdat net zoals bij alle strategische besluiten het niet gaat om middelenselectie. Nee, het gaat over een helder doel (wat zijn de organisatiedoelstellingen?). Vervolgens formuleren jullie de juiste strategie/aanpak (we moeten als team bij elkaar komen om serieus disruptieve organisatiestrategieën te bedenken en te overwegen). Dan kies je de juiste manier/middelen (bijvoorbeeld sociale veiligheid, brainstormen, onderzoeksrapporten, zoals doelgroepanalyses, de buitenwereld, binnenhalen, etc.). Om vervolgens invulling te geven aan de gekozen manier. Bijvoorbeeld door onderzoek te laten uitvoeren, de rapportage te delen met het team. Om aansluitend binnen een week in een sociaal veilige setting te brainstormen over disruptieve strategieën voor doelstelling 1 en 2. Of het bedenken van die strategische doelstellingen.

Hoe organiseer je dan wel een heidag?

We gaan er even vanuit dat jullie als team wel de juiste route hebben bewandeld, voordat jullie in manieren gingen denken. Of nog erger in hypes. Tenslotte lijkt elk team te doen aan offsite strategiedagen of heidagen.

Stel een agenda op vanuit het belangrijkste probleem of uitdaging

Schets een helder beeld van de situatie. Welke problemen en uitdagingen spelen er? Schets een duidelijk beeld van wat er wel en niet wordt besproken. Kortom, maak een duidelijke strategische agenda. Moeite met keuzes maken? Stel de checkvraag: Is alles belangrijk? Is het antwoord ja? Plan dan meer dagen. Maar let op, overvraag het team niet. De output van de dagen moet ook kunnen worden opgepakt Dus tien heidagen plannen, maar geen van de acties die eruit komen, oppakken, heeft eerlijk gezegd niet veel zin.

Bepaal de deelnemerslijst

Vervolgens kijk je wie hier absoluut bij moet zijn. Natuurlijk het hele directie- en managementteam, niet waar? Maar is dat wel zo? Kijk eens echt kritisch. Naar het probleem. De uitdaging. De benodigde expertises. En maak dan de keuze. Is het nuttig en belangrijk dat het hele team meedoet?

Vergeet niet om te analyseren welke experts uit de organisatie nodig zijn. Bijvoorbeeld om zaken (zoals het hierboven genoemde voorbeeld van een onderzoeksrapport) te presenteren en duiden.

Hoe je deze keuzes maakt? Door goed te kijken naar de beperkte onderwerpen die op die specifieke dag besproken worden. Welke expertise en inzichten zijn er nodig om tot strategische keuzes te komen? Je kunt mensen ook voor een specifieke taak uitnodigen. Denk aan het introduceren van het probleem. Een klant aan het woord laten. Een onderzoeksrapport laten toelichten. Een expert die jullie helpt met het invullen van een strategisch managementmodel. Of de CEO en CFO via een telefoontje om akkoord vragen. Kortom, ga spaarzaam om met elkaars tijd. Ja, ook als de mores binnen de organisatie nu eenmaal is om iedereen uit te nodigen.

Zorg dat je bij de uitnodiging haarfijn kunt formuleren waarom het noodzakelijk is dat iemand de tijd vrijmaakt in de drukke agenda. Om die dag deel te nemen. Dit moet van toegevoegde waarde zijn.

Scherp de agenda aan

Stel een gedetailleerde agenda op. Waar gaat het over. Neem een tijdsplanning op met wat er wanneer gebeurt en wordt besproken. Schets ook hoe er met onvoorziene situaties op de heidag wordt omgegaan. Stel, er is iemand ziek, kan iemand binnen de organisatie deze persoon vervangen? Welke deelnemers zijn misbaar (waarom staan ze dan op de lijst?). Of als er belangrijke informatie ontbreekt of toch extra toelichting op onderwerpen nodig is. Zorg dat de experts die er niet zijn bereikbaar zijn. Denk ook na over hoe actiepunten te beleggen en plan alvast 3 opvolgmomenten in de agenda van de deelnemers. Dit kun je indien nodig achteraf aanpassen.

Belangrijke documentatie en tools

Op basis van de strategische onderwerpen stuur je de belangrijke documentatie en tools alvast naar de deelnemers toe. Want, tijdens een heidag wil je geen tijd kwijtraken aan het lezen van rapporten of het leren werken met tools. Je wilt tenslotte life changing keuzes maken voor de organisatie. Om die toekomstige staat van zijn, zoals in de strategische visie omschreven, te bereiken.

Handige richtlijnen voor een geslaagde strategische heidag

• Een heidag of heidagenreeks duurt zolang als nodig en dus inplant. Dit hoeft niet een volle dag te zijn. Sterker nog je kunt je afvragen, waarom C-level teams hun kostbare tijd zouden willen verspillen aan inefficiënt werken. Verdiep je dus in hoelang de aandachtspanne eigenlijk is. Hoe je deze met energizers weer kunt opwekken. En kijk ook zeker naar tips over productiviteit. Want mensen blijven niet non-stop even productief.
• Laat een (externe) strategisch adviseur jullie helpen bij de voorbereiding (selectie van te agenderen punten) en de facilitering van de dag(en) zelf. Zelf heb ik heidagen of equivalenten mogen faciliteren bij organisaties die dit enkel met hun C-level team deden en voor de gehele organisaties (mkb).
• Regel vooraf tijd, budget en expertise voor de opvolging. Dit is een belangrijke. Of je nu een heidag organiseert voor het directie- of managementteam. Of jij nu de directeur, manager of assistent bent die deze taak op zich heeft genomen. Doe het niet, weiger gewoon, als je niet zeker bent van opvolging van de activiteiten. Waarom niet? Nou, omdat het zonde van de tijd is als er niets mee gebeurd. Dan kan er nooit rigoureuze verandering plaatsvinden. En dus ook geen positieve uitkomst. Uitzonderingen daar gelaten. Oké, dit geldt enkel voor echte off-site dagen en niet voor verkapte teambuildingdagen. Want, dan is er geen sprake van output… Nou ja, eigenlijk moet daar ook output uit voortkomen. Zoals het herhaaldelijk bespreken van de learnings en inzichten in toekomstige teammeetings. Of het stellen van hulpvragen aan elkaar of anderen. Enzovoorts.
• En, ja. Natuurlijk mag het leuk zijn. Graag zelfs. Bij de Gouden Ananas zijn we helemaal voor met plezierig aan strategie.

Hulp nodig?

Denk je nu tof ik wil ook een strategische heidag, maar help?! Mooi, want de ananasadviseurs van de Gouden Ananas helpen je graag. Bijvoorbeeld door de heidag invulling te geven op basis van de strategische agendapunten. Of om deze agendapunten überhaupt met jullie op te stellen. En dat deden we vaker. Denk aan businessmodel-innovaties, serious gaming, organisatie-identiteit herijking, klantgerichter denken en werken en meer. Meer weten? Neem contact op.