5 tips voor een beleidsplan schrijven met impact
Ga je een beleidsplan schrijven? Maar kun je wel wat tips gebruiken? Van die tips die je helpen om een beleidsplan te schrijven met nog meer impact? Die zet de Gouden Ananas graag voor je op een rij. Tips met invalshoeken uit het bewegen tussen strategische doelen en acties, sociale innovatie, het in kaart brengen van en kennis hebben van de belanghebbenden en meer. Alles voor dat het schrijven van dat impactvolle beleidsplan.
Een impactvol beleidsplan schrijven tip 1: de kunst van bewegen tussen abstractie en precisie
Een klein onderzoekje vanuit mijn comfortabele bureaustoel naar vacatures van beleidsadviseurs, schets al snel een beeld. Beleidsadviseurs moeten trends, ontwikkelingen en knelpunten analyseren. Het bestuur adviseren over relevante kwesties en het opstellen van beleidsvoorstellen. En natuurlijk beleid monitoren en evalueren. Wat ik naast macro- abstracte omschrijvingen, helaas nauwelijks terugzie, zijn de mensen voor wie het beleid impactvol moet zijn. Dat kun jij gelukkig wel beetpakken.
Want of je nu een beleidsadviseur bij een overheidsorganisatie, stichting of commerciële organisatie bent, je doet het voor de mensen. De gezondheid bevorderen? Criminaliteit aanpakken? Armoede bestrijden? Economisch beleid maken? Strategische onderwijsplanning? Een leven lang leren beleid? Drie keer raden, ook dat doe je voor mensen.
Recent interviewde ik ik in het kader van een opdracht voor een provincie een beleidsadviseur Wonen van een middelgrote gemeente. Het ging over een sociale innovatie met betrekking tot de woningbouwmarkt. Ze gaf aan in haar werk niet met woningzoekenden bezig te zijn, want ze werkt op een meer abstractniveau. Logisch. Maar toch ook weer niet, want uiteindelijk doe je het voor de inwoners, de woningzoekenden van vandaag en morgen. En die mensen kunnen hele mooie inzichten bieden, die je input kunnen leveren voor het plan dat je schrijft.
Uiteraard combineer je die inzichten en belangen met andere maatschappelijke en organisatiedoelstellingen. Denk hierbij aan het maximaliseren van de impact en waarde en het behapbaar houden van of besparen op kosten. Maar wat een gemis in de vacatures en dus waarschijnlijk ook de functieprofielen van een beleidsadviseur. Tip 1 voor een impactvoller beleidsplan schrijven is dan ook het blijvend schakelen tussen abstractie en details.
Tip 2 om een impactvoller beleidsplan te schrijven: belanghebbenden identificeren
Dat brengt met op de tweede tip om een impactvoller beleidsplan te schrijven, de belanghebbenden identificeren. In menig beleidsplanformat zie je hoofdstukken als: missie en visie, de huidige situatie, de toekomst, de organisatie en de financiën. Het Kenniscentrum voor beleid en regelgeving heeft een overzicht van de ingrediënten van een beleidsplan format opgenomen in het Beleidskompas. Deze bestaat uit vijf stappen: het probleem, beoogde doel, opties om het doel te realiseren, wat zijn de gevolgen van die opties en wat is de voorkeursoptie. Vanuit elke stap loopt er een stippellijn naar ‘wie zijn de belanghebbenden en waarom’. En dat is een goed concept om in te zetten als je aan de slag gaat met jouw beleidsplan.
Beleid kun je wat mij betreft zien als een cocreatie met en voor anderen. Dit kunnen externe en interne belanghebbenden zijn. Ook zal niet elke belanghebbenden evenveel belang hebben of hechten aan het thema. Dat vraagt dus om een gedegen analyse van wie er belanghebbend zijn en in welke mate ze invloed willen en kunnen uitvoeren.
Hoe breng je belanghebbenden in kaart voor je het beleidsplan gaat schrijven?
Daar zijn tal van manieren voor. Daarom een voorbeelds stappenplan:
- Voer desk research uit en bekijk eerdere plannen.
- Schrijf vervolgens de mogelijke belanghebbenden op. Denk vooral ook aan de niet zo ‘usual suspects’.
- Brainstorm vervolgens met mensen uit die belanghebbenden-groepen om het plaatje compleet te maken.
- Vervolgens kun je deze analyseren met theorieën zoals de Stakeholder Salience Theory van Mitchell. Met behulp van dit model kun je een indeling maken op basis van kenmerken (macht, legitimiteit en urgentie), welke de groepen indeelt in latente, te verwachten en ultieme belanghebbenden. Dit geeft een eerste inzicht in hoe belanghebbenden te betrekken.
Kun je praktische inzichten gebruiken om de stakeholders van je beleidsplan beter in kaart te brengen?
Wil je het doelgroep of stakeholder management naar een hoger niveau tillen? En heb je al wel basiskennis opgedaan over hoe je stakeholderanalyses en doelgroepenanalyses maakt? Maar ontbreekt het je aan inzicht in hoe je dit echt doet? Dan bieden we twee praktische workshops aan, namelijk de unieke workshop doelgroep bepaling en de training praktisch stakeholder management, klik op de link of afbeelding voor mee informatie.
Beleidsplan schrijven tip 3: kennis van beoogde begunstigden
Om succesvoller te zijn in het creëren van verandering of gedragsverandering is kennis over doelgroepen waar beleid impact op heeft van belang. Om hier meer zicht op te krijgen moet je ergens beginnen. Bij tip 2 geef ik al hoe je het belanghebbenden-landschap invulling kunt geven. Graag maak ik zelf onderscheid tussen belanghebbenden en beoogde begunstigden. Want zoals ik aan het begin al schetste, het uitgangspunt van het schrijven van een beleidsplan moeten de begunstigden zijn, de mensen voor wie je het uiteindelijk doet. Van abstractie naar precisie.
Hoe kun je hen dan betrekken? Ik wil hiermee niet direct in een participatie-stuiptrekking schieten, want zoals ik ook al benoemde, is die vorm niet altijd passend. Wellicht dat termen als cocreatie, sociale innovatie passender zijn bij waar ik op doel. Terug naar hoe je dan überhaupt in kaart brengt en vervolgens bereikt? Hoe je meerover ze komt te weten. Ook hier kom ik terug op het putten uit kennis en ervaring van andere vakgebieden en disciplines. Zoals marketing-, innovatie- en communicatieprofessionals die als geen ander weten hoe je in een doelgroep duikt. Dit kun je met behulp van doelgroeponderzoek doen.
Want een beleidsplan schrijven zonder zicht op voor wie je dit doet, wat hun belevingswereld rond het thema is. Is vanuit mijn expertise zonde. Een gemiste kans. Mensen voor wie beleid wordt gemaakt, kunnen je uitstekende inzichten verlenen in hun wereld. In het waarom een interventie wel of niet kan werken. In de psychologische weerstanden die bij de doelgroep kunnen spelen en waar het beleid dus ook op moet inspelen om verandering te realiseren. En ja, verandering kun je ook teweegbrengen door opgelegde (straf)maatregelen, maar heel eerlijk uit de sociale psychologie weten we allang dat dit niet de intrinsieke motivatie van mensen verandert.
Besef je dat je vaak met een onbedoeld oordelende bril naar situaties kijkt.
Als beleidsadviseur wonen, schrijf je het beleid waarschijnlijk (deels) vanuit het comfort van je eigen huis. Ben je adviseur armoede? Dan schrijf je het beleid waarschijnlijk met een goed gevulde maag en een lekker kopje koffie of Clipper thee. En als adviseur werkloosheid, doe je dat vanuit een betaalde positie. En ga zo maar door.
Je verdiepen, leren in een beetje meer in de schoenen van de mensen, waarvoor je het doet, te staan, gaat je echt veel opleveren. Neem je het niet van mij aan? Dan misschien wel van de Ouderenbond die samenwerkt met de doelgroep om digitbeetproblemen aan te pakken. Of de gemeente die samenwerkt met mensen die in armoede leefden. De schuldenproblematiek adviseur die samenwerkt met gezinnen die de afgelopen 24 maanden de schuldenproblematiek doorleefden, enzovoorts.
Wil je eens sparren over hoe je deze en andere tips toepast?
Recent sprak ik een manager van de Vlaamse overheid, in slechts een half uur tijd gaf ik haar nuttige tips om hun beleid te optimaliseren aan de hand van inzichten uit sociale innovatie en het veranderen van gedrag. Plan een gratis adviescall van 30 minuten in. Zij blij, ik blij. Wil jij dat ook? Plan dan gratis een adviescall van 30 minuten in.
Beleidsplan schrijven tip 4: Doe het samen
Tijdens menig congres voor beleidsadviseurs worden succesverhalen gedeeld over geslaagd beleid.
Vaak is het advies van de beleidsadviseurs met succes “het echt binnenhalen van de buitenboel”. Quotes als “Niet langer vanuit de ivorentoren bedenken hoe het anders moet” zijn geen uitzondering. Niet gek, als je de tip hierboven samen met mijn onderbowuing leest. We schrijven tenslotte vaak beleid voor groepen mensen die heel anders leven, zijn, denken en dan doen dan wij.
Deelnemers van deze evenementen zijn het dan ook vaak eens. Maar het blijft moeilijk om de buitenboel binnen te halen. En met de mensen samen te werken. Tips over hoe je dat doet las je bij tip 3 voor het schrijven van een impact beleidsplan.
Maar hoe nodig je de mensen uit? Hoe ziet het ‘samen doen’ eruit? Blijf je binnen de kaders van (verplichte) participatie? Ga je cocreëren? Hoeveel beslissingsbevoegdheid geef je de deelnemers? Hoe manage je verwachtingen? En wat is het doel eigenlijk? Want stiekem, zo hoor je ook bij bijeenkomsten van bedrijven die adviseren over participatie, is participatie niet echt open, en meer een vinkje om af te vinken in het kader van wet- en regelgeving of een eis Denk goed na over deze vragen voor je aan de voorkant beloften doet.
Verdiep je ook in het tegengeluid, zo betrekt de gemeente Amersfoort inwoners bij belangrijke besluiten, maar zijn inwoners vaak ontevreden. Zo kopt het AD. Reden? Het ontbreekt aan concrete doelen van de participatie. Tip 4 is dan ook, ga vooral participeren en cocreëren met belanghebbenden en beoogde begunstigden van je beleid, maar stel duidelijke doelstellingen op. Zodat je hier ook heel zuiver over kunt zijn richting die groepen.
Beleidsplan schrijven tip 5 Laat je inspireren door anderen (landen, sectoren, vakgebieden)
Dat brengt me bij de laatste tip voor een impactvol beleidsplan schrijven. Voorbereiding is alles. Zorg voor onderzoek, analyse en conclusies. Vooral over de groepen waar het beleid impact op moet hebben. Ga met ze in gesprek (zie tip 3). Ik val wellicht in herhalling, maar het is echt belangrijk om impactvol beleid te schrijven. Ik spreek te vaak beleidsadviseurs waar ik uit nieuwsgierigheid aan vraag hoe ze dat aanpakken een beleidsplan schrijven. Dit blijkt in de praktijk toch veel tijd achter de laptop en in gesprek met betrokken (maatschappelijke) organisaties en weinig tot geen intercollegiaal overleg.
Laat je verder vooral inspireren door andere organisaties, gemeenten of provincies aanpakken. Of in andere landen of sectoren. Of juist hoe bepaalde beroepsgroepen met supergoede impactvaardigheden dat doen. Bijvoorbeeld die als geen ander kunnen innoveren, vernieuwen, verbeteren, mensen kunnen betrekken en samenwerken. Zoasl de directeur van de Bibliotheek Venlo dat deed. Zij ging vvoor het maken van het meerjarenbeleidsplan op inspiratiereis naar Estland. Het land loopt namelijk voorop in het pakken van de nieuwe rol van de bibliotheek in de samenleving. Ook het werken met een waardepropositie kan wonderen doen. Uiteindelijk wil je door het schrijven van het beleidsplan waarde creëren voor diverse belanghebbenden.
Andere disciplines zoals design thinking, gedrag veranderen, innovatiestrategie, juristen, ervaringsdeskundigen en meer kunnen je ook zeker op weghelpen.
Over de auteur
Sayna de Voogd adviseert organisaties in het sneller behalen van hun (maatschappelijke) ambities. Zo ook beleidsadviseurs die vastlopen op bepaalde vlakken van hun beleid. Wil je vrijblijvend sparren? Plan dan hieronder gratis je adviescall in.