Wat is het PDCA model?

Het PDCA model gebruik je om continue verbetering en vernieuwing binnen een organisatie te realiseren. De vier letters zijn een acroniem, namelijk voor Plan, Do, Check en Act. Het is door management consultant Dr Edward William Deming bedacht Daarom wordt het ook wel de Deming Circle genoemd.

Het plan, do, check, act model gebruiken professionals onder andere bij kwaliteitsmanagement, procesverbetering, projectmanagement en Lean Six Sigma. Experts in deze vakgebieden gebruiken het PDCA-model om:

• Processen te analyseren.
• Verbeteringen door te voeren.
• Verbeteringen te monitoren.

Om zo optimale resultaten te behalen. Maar het model is te gebruiken in verschillende sectoren. Zoals zorg, onderwijs, overheid en natuurlijk ook binnen commerciële bedrijven. Ook gebruiken professionals in diverse vakgebieden het model, denk aan HR, marketing, finance, logistiek, IT enzovoorts. In dit artikel lees je waarom het PDCA-model belangrijk is, hoe het werkt en geef ik antwoord op veel gestelde vragen over het model.

Hoe werkt het PDCA model?

Het model stelt een oneindige cyclus voor. Deze cyclus bestaat uit 4 stappen die je opeenvolgend  doorloopt:

• Plan: definieer het probleem / de situatie die verbetert moet worden. Bepaal de verbeterdoelstellingen en ontwerp een plan om deze doelstellingen te bereiken. Een goed uitgangspunt zijn de organisatiedoelstellingen. 
• Do: maak een pre-meting van de huidige situatie. Implementeer het plan en voer de verbeteringen door.
• Check: controleer de resultaten van de inspanningen en verzamel gegevens om de prestaties te meten (post-meting). 
• Act: analyseer de resultaten en neem actie om de verbeteringen te borgen en eventuele resterende problemen op te lossen. Start met deze nieuwe inzichten weer bij de P van plan. 

De cyclus herhaal je als organisatie continu om de prestaties non-stop te verbeteren. Best een eenvoudige cyclus om continue verbetering te realiseren, vind je niet? Want welke organisatie wil nu niet continu verbeteren? Meer weten? Lees ook het artikel op ACQ.com.

Wat zijn de nadelen van het gebruik van het plan do check act model?

• Tijdrovend: Het uitvoeren van de PDCA-cyclus kan veel tijd en inspanning vergen, vooral als het op grote schaal wordt toegepast in een organisatie. Begin daarom klein.
• Focus op korte termijn: Zorg zelf voor een korte en lange termijn focus, om te voorkomen dat je in deze valkuil trapt.
• Overmatige analyse: Bij slechte uitvoering kan er veel tijd verloren gaan aan het verzamelen en analyseren van gegevens die niet kloppen. Hierdoor kun je tijd te kort komen óf heel lang bezig zijn met het doorlopen van de cyclus.

• Mogelijke weerstand tegen verandering: Het model houdt geen rekening met weerstanden in gedrag van medewerkers die verbeteringen met zich mee kan brengen. Het is daarom aan te bevelen om gedragsverandering mee te nemen in je aanpak.
• Mogelijke beperkingen voor complexe problemen: Het model is  minder geschikt zijn voor complexe problemen of situaties waarin de oorzaak van het probleem niet duidelijk is. Maak daarom een goede afweging in de planfase of dit wel de het juiste model is. 

Waarom is het het PDCA model belangrijk voor organisaties? 

Het biedt een gestructureerde en systematische aanpak voor het verbeteren van processen en de manier van werken binnen teams en de organisatie als geheel. Het model stelt organisaties in staat om veranderingen op een gecontroleerde manier door te voeren en biedt een kader voor het meten van de effectiviteit van deze veranderingen. Hierdoor kunnen organisaties proactief hun prestaties verbeteren en beter inspelen op veranderingen in de markt.

In de praktijk lijken veel procesverbetermodellen op dit model. Je kunt er dan ook zelf een afgeleid model van maken. Als je dit voor jouw organisatie wilt doen. Zorg dan dat het nieuwe model voldoet aan de volgende ingrediënten:

• AIE: Analyse interventie en evaluatie.
• PATH: Problem, analysis, test en help.

PDCA model FAQ

Hieronder vind je vijf veelgestelde vragen over het PDCA model en de bijbehorende antwoorden:

1. Wat betekent de afkorting PDCA?

De afkorting PDCA staat zoals gezegd  voor Plan-Do-Check-Act. Het is een model dat gebruikt wordt om continue verbetering te bevorderen.

2. Kan PDCA in elke organisatie worden toegepast?

Ja, het PDCA-model is een universele methodologie.

3. Hoe implementeer het plan do check act model in een organisatie?

Het begint met het selecteren van een proces dat beter kan. Vervolgens analyseer je dat en bepaal je de verbeterdoelstellingen. Dit voeg je samen in een plan van aanpak. Je voert een pre-meting en het plan uit. In de check-fase evalueer je de resultaten en vergelijk je die met de doelstellingen. In de act-fase identificeer je op basis van de nieuwe inzichten verbeterpunten en pas je het plan aan om deze verbeterpunten aan te pakken. Vervolgens begint het proces opnieuw.

4. Wat zijn de voordelen van het gebruik?

Het creëert het vermogen om processen voortdurend te verbeteren, vermindert tijdverlies en fouten en verhoogt de efficiëntie en effectiviteit Ook stimuleert het gebruik de betrokkenheid van medewerkers en verbetert het de kwaliteit van producten en diensten.

5. Hoe verhoudt het plan do check act model zich tot andere kwaliteitsmanagement-methoden?

Andere methoden zijn onder meer Lean Six Sigma, Total Quality Management en ISO 9001. PDCA is een van de meest populaire en voor de meesten eenvoudig te begrijpen methoden.

6. Kunnen individuele medewerkers het toepassen?

Ja, dat kan. Wel is het zo dat het meestal effectiever is wanneer het wordt gebruikt door teams of hele organisaties, omdat het helpt om de samenwerking en communicatie te verbeteren en de betrokkenheid van medewerkers te vergroten.

7. Is het geschikt voor alle soorten problemen?

Het is misschien niet geschikt voor zeer complexe of technische problemen. In deze gevallen kunnen andere methoden of gespecialiseerde expertise mogelijk beter helpen.

Bronnen om het model mee te vullen

Net zoals bij alle modellen, geldt “garbage in – garbage out”. Kortom, als je de input op zwakke input, zoals aannames baseert, kun je geen sterke, hoge kans van slagen output verwachten. 

• Literatuuronderzoek
• Interne analyse modellen
• SWOT-analyse
• Doelgroepanalyse
• Kwalitatief- en kwantitatief onderzoek
• Marktonderzoek
• Casestudies

Welke PDCA modellen zijn geformuleerd op basis van PDCA?

Op PCDA geïnspirerende modellen zijn er genoeg. Veel ‘nieuwe’ modellen ontwikkelt door adviesbureaus volgen het stramien van de bestaande PCDA modellen. Voorbeelden zijn onder andere Lean, Kaizen en Total Quality Management (TQM). Als je goed naar dergelijke modellen kijkt, kun je samenvatten aan de hand van het PDCA model.