Zo helpt een interne analyse zakelijke dienstverleners te focussen op groei (inclusief stappenplan)

Een interne analyse is de activiteit van het onderzoeken, analyseren en beoordelen van de interne organisatie. Het geeft het management inzicht als het gaat om sterke en zwakke punten en kansen en bedreigingen (SWOT-analyse), besluitvoering en het formuleren en uitvoeren van de strategie. Zoals internationaal strategiebureau Cascade het samenvat “Een interne analyse stelt een organisatie in staat om te bepalen wat de mogelijkheden zijn, door de interne vaardigheden om de uitvoering en verandering te managen te verhogen.”. Met een interne analyse krijg je dus antwoord op deze en andere vragen. 

Wat is het belang van een interne analyse?

Interne analyse speelt een cruciale rol in de strategische planning van bedrijven. De plek binnen de organisatie waar enerzijds de opdracht voor een interne analyse moet worden gegeven en anderzijds de resultaten moeten worden verwerkt in een organisatiestrategie en marketingstrategie is het directie- en/of managementteam.

In mijn jaren ervaring als adviseur van directie- en managementteams werkzaam in de zakelijke dienstverlening heb ik geholpen bij het ontdekken van de sterke en zwakke punten van bedrijven door interne analyses. Een interne analyse stelt bedrijven in staat om strategieën te ontwikkelen die niet alleen groei stimuleren, maar ook risico’s minimaliseren. Zo kunnen organisaties proactief handelen, hun marktpositie versterken en de focus op waardecreatie leggen.

De uitkomsten van een interne analyse gebruik je onder andere voor:

• Verbeteren van de strategie, bijvoorbeeld tijdens een strategische heidag.
• Het aantrekken van beter passende medewerkers bij die strategie.
• Het beter toepassen van de juiste managementstijlen om de ambities waar te maken.
• Het speelt een belangrijke rol in waardecreatie voor de markt en de medewerkers. Daarom zijn de uitkomsten het vertrekpunt voor de b2b marketingstrategie.
• Processen optimaliseren.
• Enzovoorts.

Kortom, een interne analyse geeft waardevolle inzichten die je bedrijf helpen groeien.

Hoe maak je een interne analyse

Hieronder volgen de stappen voor het maken van een interne analyse:

1. Voorbereiding: Bepaal de vraagstelling, de doelstellingen en de scope van de analyse.
2. Basisinformatie: Verzamel basisinformatie over de bedrijfskern, zoals missie en visie, organisatiedoelstellingen en strategie. Maar ook financiële rapporten, operationele data en personeelsgegevens.
3. Analyse selectie: Maak op basis van stap 1 en 2 een keuze in welke interne analyse modellen. Verwerk dit in een plan van aanpak (beknopt; 1 A4), inclusief begroting en planning.
4. Voer de analyse uit.
5. Vat de inzichten samen in SWOT: Verwerk de sterke en zwakke punten. Voer ook een externe analyse uit, zo breng je ook de externe kansen en bedreigingen in kaart.
6. Maak een actieplan: Verwerk de inzichten in een gapanalyse.
7. Conclusies: Wat gaat goed en wat kan beter?
8. Strategische keuzes: Pas de strategie waar nodig aan.
9. Verwerk de inzichten ook in de b2b marketingstrategie: Download voor het gemak gratis de Gouden Marketingplan Template.

Interne analyse modellen

Om een interne analyse te maken, maak je gebruik van interne analyse modellen. De inzichten van deze modellen kun je verwerken in een SWOT-analyse. Enkele modellen zijn:

• Het VRIO-model
• De waardeketenanalyse
• Het 7S-model van McKinsey
• Het Resource-Based View model
• Benchmarking
• De gapanalyse

Het VRIO-model

Het VRIO-model van Barney helpt zakelijke dienstverleners hun strategische middelen en capaciteiten te analyseren om een duurzaam concurrentievoordeel te bereiken. VRIO is de afkorting voor:

• Value (waarde): Analyseert of middelen en capaciteiten waarde toevoegen door kansen te benutten of bedreigingen te neutraliseren.
• Rarity (zeldzaamheid): Bepaalt of middelen uniek zijn binnen de markt of concurrentie.
• Imitability (kosten om het na te maken): Beoordeelt hoe moeilijk het is voor concurrenten om de middelen of capaciteiten te kopiëren.
• Organization (organisatie): Onderzoekt of de organisatie goed is gepositioneerd om de waarde van de middelen te maximaliseren.

Een ander model voor interne analyse is het waardeketenmodel van Porter

Het waardeketenmodel van Porter geeft je een krachtig analyse-instrument. Porter ontwierp deze om de specifieke activiteiten binnen een organisatie te onderzoeken, met de focus op waardecreatie. Door te focussen op waardecreatie, bereik je namelijk concurrentievoordeel in de markt waarin jullie actief zijn. Het model splitst de activiteiten van een bedrijf op in primaire en ondersteunende activiteiten:

1. Primaire activiteiten: Dit zijn de directe activiteiten betrokken bij het creëren en leveren van het product of de dienst, waaronder inkoop, productie, marketing, verkoop en service na verkoop.
2. Ondersteunende activiteiten: Deze activiteiten helpen de primaire activiteiten te versterken en omvatten onder meer technologieontwikkeling, human resource management en bedrijfsinfrastructuur.

De analyse helpt om juist die activiteiten te identificeren, waar jullie waarde toevoegen. Ook geeft het inzicht in activiteiten die inefficiënt zijn, op die manier zijn strategische verbeteringen mogelijk.

Model interne analyse het 7S-model van McKinsey

Met het 7S-model van McKinsey analyseer je zeven verschillende elementen die samen bepalen hoe goed een organisatie functioneert. Deze analyseonderdelen zijn:

1. Strategie: de organisatiedoelen, organisatiedoelstellingen en plannen van de organisatie om deze doelen te bereiken.
2. Structuur: bekijk de manier waarop de organisatie is opgebouwd, inclusief de hiërarchie en de communicatiekanalen.
3. Systemen: de procedures en processen die de organisatie gebruikt om haar doelen en doelstellingen te bereiken.
4. Skills: de vaardigheden en kennis van het personeel dat de organisatie draaiende houdt.
5. Staff: de mensen die in de organisatie werken, inclusief hun vaardigheden en kwaliteiten.
6. Stijl: de leiderschapsstijl en bedrijfscultuur van de organisatie.
7. Shared values (gedeelde waarden): de normen en waarden die de organisatie hanteert, inclusief haar missie en visie.

Door deze zeven onderdelen te onderzoeken, kun je inzicht krijgen in de interne werking van de organisatie en ontdekken waar verbeteringen mogelijk zijn. Je kunt ook onderzoeken hoe de verschillende elementen elkaar beïnvloeden en hoe je ze het beste kunt optimaliseren. 

Het 7S-model kan je helpen om je organisatie te analyseren en de sterke en zwakke punten te identificeren, net als bij de SWOT-analyse. Wil je er meer over weten? Lees dan ook dit artikel van BusinessModelInspiration.com.

Het Resource-Based View (RBV) model is een strategisch raamwerk dat organisaties helpt hun unieke middelen en capaciteiten te identificeren die duurzaam concurrentievoordeel kunnen bieden. Het model gaat uit van het inzicht dat niet alle middelen gelijk zijn. Zo richt het zich bijvoorbeeld op middelen, expertise of capaciteiten, die waardevol, zeldzaam, moeilijk te imiteren en goed georganiseerd zijn. Want die stellen bedrijven in staat om effectiever te concurreren in hun markt. Door deze middelen strategisch in te zetten, kunnen organisaties unieke kansen creëren en hun marktpositie versterken.

Benchmarking

Geen model, maar wel een manier om te analyseren. Hiermee vergelijk je namelijk de prestaties van een organisatie met die van andere organisaties in dezelfde sector. Door deze vergelijking kan de organisatie haar sterke en zwakke punten identificeren en haar prestaties verbeteren door te leren van de beste praktijken van andere organisaties. Er zijn diverse databedrijven die data aanbieden om te benchmarken, al dan niet tegen betaling. Denk onder andere aan de KvK, het CBS, maar ook meer commerciële partijen.

De gapanalyse voor interne analyse

Zelf verwerk ik de inzichten aan de hand van diverse modellen graag in een gapanalyse. Waarbij je letterlijk kijkt naar het gat tussen de gewenste situatie en de huidige situatie van het bedrijf. Kortom, de ‘as ist’-situatie versus de ‘future state’. Het fijne aan een gapanalyse is dat het je dwingt de inzichten te verwerken in een plan om het gat te dichten. Je maakt hiervoor gebruik van verschillende manieren van onderzoek doen, zoals interviews, observatie, online vragenlijsten, desk research en meer.