In dit artikel lees je:

• Wat het is
• Wat stakeholders zijn
• Waar het onderdeel van is
• Waarom het belangrijk is
• Stappenplan
• Tools en modellen

Waar is een stakeholdersanalyse onderdeel van?

Een stakeholdersanalyse maak je aan het begin van een project om stakeholders (belanghebbenden) van het project in kaart brengen. Dat doe je met als doel om beter te begrijpen van hun behoeften en primaire verwachtingen en vereisten (Forbes).

Wat zijn stakeholders?

Stakeholders omvatten individuen en groepen waar het project (mogelijk) impact op heeft. Denk bijvoorbeeld aan maatschappelijke groepen, omwonenden, investeerders, medewerkers, adviseurs, sponsoren, teamleden en huidige of toekomstige klanten. Uiteraard heeft elke groep heeft zijn eigen verwachtingen, belangen en eisen. Juist die probeer je in kaart te brengen met je analyse.

Waar is een stakeholdersanalyse onderdeel van?

Om te beginnen maak je een analyse voor het stakeholdermanagement- en communicatieplan. Daarnaast is het is onderdeel van de activiteit stakeholder management van onder andere projectmanagers en communicatieprofessionals. Dat komt doordat je voor deze rollen inzicht nodig hebt in de behoeften van belanghebbenden.

Waarom is het belangrijk?

Ben je ooit een project gestart zonder precies te weten wie erbij betrokken was of wie er invloed op had? Dat kan leiden tot onverwachte problemen en vertragingen. In tegenstelling van blind beginnen, helpt een stakeholdersanalyse dit vormen. Doordat je vooraf in kaart brengt wie belanghebbenden van het project zijn. Zodat je weet wat hun belangen zijn en hoe groot hun invloed is. Op die manier creëer je draagvlak, herken je obstakels vroeg en werk je effectiever samen met alle betrokkenen.

Kortom, een goed uitgevoerde stakeholdersanalyse kan van strategische waarde zijn bij elk type project of organisatieactiviteit. Of deze nu complex is of niet. Want, hoe meer belanghebbenden je identificeert en hoe meer je de communicatiestrategie hierop aanpast, hoe groter de kans van slagen van het project (Projectplan).

Het doel

Het doel van de analyse is dan ook voorafgaand aan het project inzicht te krijgen in de belangrijkste stakeholders en:

• hun invloed
• de informatie- en betrokkenheidsbehoeften
• eventuele (te verwachten) standpunten tegenover van die van het project
• de mate van urgentie, legitimiteit en/of macht van hun belang
• vroegtijdig overeenstemming te krijgen met alle doelen, plannen en belangen
• vanaf het begin conflicten en uitdagingen adresseren en verhelpen

Het stappenplan voor een stakeholdersanalyse

Dat brengt me op de vraag hoe je een stakeholdersanalyse maakt. Bijvoorbeeld door de onderstaande vijf stappen te volgen. Hieronder vind je allereerst welke dat zijn en ten tweede leg ik ze kort uit, zodat je direct aan de slag kunt.

Stap 1: Identificeer je stakeholders

Het begint allemaal met het in kaart brengen van wie er betrokken is bij jouw project. Dit kunnen mensen binnen je organisatie zijn, maar ook externe partijen zoals klanten, leveranciers of zelfs de overheid. Een handige tool hiervoor is een stakeholder mapping tool zoals Miro. Begin met een brainstormsessie om ervoor te zorgen dat je niemand over het hoofd ziet.

Stap 2: Analyseer hun belangen en invloeden

Niet elke stakeholder is even belangrijk voor het succes van je project. Sommige hebben veel macht, terwijl anderen weinig invloed hebben, maar wel nauw betrokken zijn. Gebruik bijvoorbeeld het Power-Interest Grid om stakeholders te categoriseren op basis van hun macht en interesse. Zo kun je bepalen wie actief betrokken moet worden en wie alleen op de hoogte gehouden hoeft te worden. Voer daadwerkelijk onderzoek uit in de vorm van deskresearch, interviews, klankborden en vragenlijsten. Want je wilt toch geen aannames gebruiken als fundament voor je stakeholder management plan.

Stap 3: Prioriteer je stakeholders

Nadat je stakeholders hebt geïdentificeerd en hun belangen en invloed hebt geanalyseerd, is het tijd om ze te prioriteren. Stakeholders met veel invloed en een groot belang moeten meer aandacht krijgen in je communicatie en betrokkenheid. Zorg ervoor dat je hen actief betrekt bij beslissingen om hun steun te garanderen.

Stap 4: Maak een communicatieplan

Nu je je belangrijkste stakeholders hebt geïdentificeerd, is het essentieel om een goed communicatieplan op te stellen. Dit plan bepaalt hoe vaak en via welke kanalen je met elke stakeholder communiceert. Stakeholders met veel invloed kunnen bijvoorbeeld wekelijks worden bijgepraat via vergaderingen, terwijl minder betrokken stakeholders maandelijks een rapport kunnen ontvangen.

Stap 5: Voer de acties uit en blijf monitoren

Een stakeholdersanalyse is geen eenmalige actie. Je moet blijven evalueren hoe stakeholders reageren op de voortgang van je project en je communicatie waar nodig aanpassen. De belangen en invloed van stakeholders kunnen in de loop van een project veranderen, dus zorg ervoor dat je regelmatig bijstuurt.

Zoals ik hierboven aangeef, bestaat dit stappenplan uit vijf stappen. Maar het alles behalve een liniairproces. Sterker nog, het vraagt continue aandacht, monitoring, onderzoek en herijking. Want niets is zo verleidelijk als blijven varen op oude inzichten. Zo gaf ook een adviseur van een ministerie aan dat ze stakeholders vaak kopieert uit oude plannen. Deze stelt ze dan vast op basis van oude inzichten en haar eigen perspectief. Zonde, maar wel begrijpelijk als budget en tijd een issue zijn. Probeer dit te voorkomen door tijd te begroten om herhaaldelijk je analyse uit te voeren en bij te schaven.

De beste tools en modellen voor een stakeholdersanalyse

Er zijn verschillende tools en modellen die je kunt gebruiken om je stakeholdersanalyse te stroomlijnen. Hier zijn enkele van de meest gebruikte:

• Stakeholder Salience Theory: Dit model helpt je om stakeholders te prioriteren op basis van drie criteria: macht, legitimiteit en urgentie. Het is vooral handig wanneer je snel moet bepalen wie onmiddellijke aandacht verdient binnen je project.
  
• Power-Interest Grid: Een klassiek model dat stakeholders categoriseert op basis van hun macht en interesse in je project. Dit helpt je om effectief te bepalen welke stakeholders actief betrokken moeten worden en wie je op afstand kunt houden.
  
• Stakeholder Mapping Tools: Tools zoals Miro maken het gemakkelijk om stakeholders visueel in kaart te brengen. Door stakeholders in te delen in een visuele kaart, kun je snel zien wie welke rol speelt binnen je project en welke actie nodig is.

Samenvattend een stakeholdersanalyse is geen begin- of eindpunt, maar wel het fundament van je stakeholder management strategie. Zorg dus voor een grondige analyse en passende strategieën. Op die manier weet je dat je er alles aan hebt gedaan om alle belanghebbenden te informeren en betrekken.

Dit was ‘m voor nu. Wil je samen met collega’s leren en ervaren hoe je de buitenboel binnenhaalt? Omdat dit de kans van slagen van je proejcten verhoogt? Dat kan, vraag dan een offerte aan voor de unieke stakeholder management training; de Gouden Expeditie.