Betere samenwerking tussen afdelingen? Verbeter de interne communicatie.

Willen jullie de samenwerking tussen afdelingen verbeteren? Goed idee, maar hoe doe je dat? Samenwerken gaat over zaken samen oppakken en afmaken. Daar is goede communicatie voor nodig. Al helemaal als jullie willen dat afdelingen beter samenwerken aan de realisatie van de bedrijfsdoelstellingen. En aan het tevreden stellen én het overtreffen van de verwachtingen van klanten. Dus willen jullie de samenwerking tussen afdelingen verbeteren? Zet dan interne communicatie in voor verandering.

Jullie krijgen van de adviesbureau Gouden Ananas hierbij 4 tips over hoe je precies dat doet. Spar je liever direct samen over dit onderwerp? Dat kan ook, we helpen jullie graag de samenwerking tussen afdelingen te verbeteren. Laat ons jou bellen, op een moment dat het jou uitkomt.

Wil je de samenwerking tussen afdelingen ‘echt’ aanpakken?

Lees dan snel verder.

Tips om de samenwerking tussen afdelingen te verbeteren

Goed om te weten: de tips in dit artikel passen collega’s op individueel niveau toe. Dus naast dat het belangrijk is dat collega’s weten hoe ze de tips toepassen, is het belangrijk dat jullie leiderschapsteam het goede voorbeeld geeft. De meest eenvoudige manier om de samenwerking tussen afdelingen te verbeteren, of interne communicatie bij verandering in te zetten, is door af te stemmen op onderstaande 4 onderstaande onderdelen van succesvolle communicatie:

De ontvanger
De situatie
De wenselijke actie
De informatiebehoefte

Dit brengt ons op de handige checklist: de 4 Gouden C’s voor succesvolle interne communicatie, die we hieronder toelichten. Liever 3 tips lezen over hoe je de communicatie op het werk verbetert? Klik hier.

De samenwerking tussen afdelingen verbeteren met behulp van de 4 Gouden C’s

De 4 Gouden C’s voor succesvolle communicatie staan voor:

de customer (ontvanger)
de context (situatie)
de call to action (wenselijke actie)
de content (informatiebehoefte)

Door deze checklist in gedachten te houden, communiceren mensen effectiever (zowel in gesprekken als in geschreven tekst). Hieronder lees je per onderdeel meer.

Sayna de Voogd, strateeg bij de Gouden Ananas ontwikkelde de 4 Gouden C’s voor succesvolle communicatie.

1. De Customer

De eerste en misschien wel belangrijkste stap van communicatie – beseffen wie de ontvanger is. Logisch, maar helaas slaan we dit in de samenwerking met elkaar soms over. Want als directie- of MT-lid wil je wat overbrengen (zenden). Uiteindelijk wil je teams in beweging krijgen – en als collega van afdeling A wil je simpelweg dat de collega’s van afdeling B doen wat ze wordt gevraagd. Zodat jullie je werk goed doen.

Dus stel jezelf vragen voor je begint te communiceren:

Wie is of zijn de collega’s waar je mee gaat communiceren?
Ken je ze al of moet je ze nog leren kennen?
Hoe typeert de huidige relatie zich en wat is de gewenste relatie?

Denk ook eens na over de voorkeursstijlen, vanuit bijvoorbeeld modellen als de 6 denkhoeden van Bono, DISc® of Insights. Dit deden we bijvoorbeeld bij de training om de interne samenwerking bij de Dierenambulance Amersfoort te verbeteren.

2. De Context

Kijk vervolgens naar wat er nodig is om hun aandacht te krijgen. Om met mensen in contact te komen moet je zelf bewust zijn van hoe relevant je op dat moment voor hun bent. Vergis je er niet in dat vanwege hiërarchie er altijd wel wordt geluisterd. Het is niet zonder reden dat ondanks dure managementtrainingen en talloze adviseurs dat de communicatie vaak stroef blijft lopen. Volgens ons zit dat er vooral in dat deze stap soms wordt overgeslagen. Dus stel jezelf vragen als: “Wat hebben zíj eraan?”, “Waar staan zíj in het proces?” of “Hoe kan ik bijdragen aan het behalen van hún doelen?”.

Hoe interessant zijn jouw wensen en boodschappen voor de ontvanger(s)? Het fijne is wel dat je vaak dezelfde boodschap met andere woorden overbrengt én dan opeens wel de aandacht krijgt. Top, toch? Je ziet dit ook terug in dat wanneer je iets op manier A communiceert een aantal mensen wel opletten en in actie komen en andere niet – zoveel mensen zoveel wensen.

Dus denk goed na over wat er op dat moment interessant, relevant is voor de ontvanger. Is de afdeling waar het omgaat druk en wil jij dat ze meer aandacht besteden aan een bepaald detail óf toekomstplannen?

Stem dan eerst even af met hun huidige situatie voordat je daar overheen stapt – aandacht geven helpt. Verder is het ook belangrijk te beseffen dat wanneer een afdeling nog niet op de hoogte is van iets waar jij of jouw team zich al lang mee bezighouden, zij mogelijk minder begrip hebben van de context – en dus informatiebehoefte hebben als het gaat om het scheppen van die context.

Vaak gemiste door zowel management als collega’s van andere afdelingen. Er bestaan verschillende tools om deze kansen in kaart te brengen, het Doelgroepen-spel behoort tot een van de mogelijkheden.

3. De Call to action

Als je de ontvanger en context in je achterhoofd houdt, wat is dan het best haalbare resultaat? Wat wil je dat de collega’s doen naar aanleiding van de communicatie? Wat moeten ze doen om de samenwerking tussen afdelingen te verbeteren? Kortom, wat is de ‘most wanted action’: je doel. En welke oproep tot actie: call to action hoort daarbij? In de praktijk wordt er veel gecommuniceerd zonder call to action – en als je niet wilt dat iemand iets doet of juist niets doet naar aanleiding van dat wat je met ze deelt, waarom communiceer je dat dan niet gewoon?

Pas ook op de valkuil van het vermijden van een gesprek – waardoor het eenrichtingverkeer wordt. Dat is een gemiste kans – gezien collega’s briljante inzichten en tips hebben die je soms simpelweg over het hoofd ziet. Geef hier juist ruimte voor. En als het echt zo belangrijk is – dan is het soms ook belangrijk dat een directie- of MT-lid hierover de input ophaalt. Om echt te laten zien dat er wordt geluisterd naar de tips en bezwaren.

4. De Content

Dat brengt ons op de laatste C, die van content. Want als je de customer, context en call to action weet – dan weet je ook welke content (informatie) daarvoor nodig is. En vooral waar de customer dus behoefte aan heeft. Precies dat zijn de ingrediënten om de samenwerking tussen afdelingen te verbeteren.

Dus stem de content inhoudelijk – maar ook zeker qua vorm af op de behoefte van de doelgroep. Denk na over welke vorm: video, live, brief, magazine, mail, 1-op-1 het beste past. Maar stem ook zeker de communicatietoon af op het persoonlijkheids-/denkprofiel van de ontvanger af. Let je ook op het taalgebruik? Dus past het taalgebruik en taalniveau bij dat van de afdelingen waar je de samenwerking van wilt verbeteren?

Ja, dit kan betekenen dat jullie soms één boodschap in diverse stijlen moet formuleren en verspreiden. Kost iets meer werk – maar het verhoogt wel de kans dat jullie het doel bereiken: de samenwerking tussen afdelingen verbeteren door heldere interne communicatie.

Wil je meer weten over onder andere het 4 C’s model, om de samenwerking tussen afdelingen te verbeteren? Ontvang en bekijk onze publicaties cadeau.

Wil je dit eerst intern bespreken? Logisch! Download hier de flyer over de samenwerking verbeteren. Of stuur deze pagina via de app of e-mail door naar je collega.

Werk je liever met een partner samen om de samenwerking tussen afdelingen te verbeteren?

Hoe helpen we de interne samenwerking te verbeteren?

Jullie willen de samenwerking verbeteren? Wij, van de Gouden Ananas, helpen organisaties hier regelmatig bij vanuit onze adviezen. Denk hierbij aan de samenwerking tussen sales en marketing en marketing en hr. Onze aanpak is zowel strategisch als praktisch.

De ideale aanpak.

In onze ogen dan. Als jullie aan de vooravond staan van een gewenste verandering in de samenwerking tussen afdelingen. Dan volgen we het liefst deze stappen:

Samen doelen formuleren & overeenkomsten zien
Gezamenlijke doel en overeenkomsten in kaart brengen = vertrekpunt.
Samen visie vormen - brainstormen en in gesprek
Samen de visie-, het beleids- of het strategievraagstuk invulling geven = kaders & invulling.
Serious gamen met een doel = betrokkenen duidelijk in beeld
Betrokkenen met een serious game een gezicht geven = plan invulling.
Training communicatie met de 4 C’s.
Een kort, maar krachtig lesje in succesvol communiceren = uitvoerbaar.
Samen leren mooi te communiceren
Just for the fun of it: mooi visueel communiceren = effect verhogen.

Wil je dit eerst intern bespreken? Logisch! Download hier de flyer over de samenwerking verbeteren. Of stuur deze pagina via de app of e-mail door naar je collega.